“บัญชีเบื้องต้น ที่น่าสนใจ”

เราเชื่อว่าหลายๆคนน่าจะพอรู้จักคำว่า “บัญชีเบื้องต้น” มาบ้างแล้ว เพราะในชีวิตประจำวันของเราต้องเกี่ยวข้องกับมันอยู่เสมอ โดยจะใช้ในการจัดระเบียบเรื่องการเงินและหากใครที่ทำธุรกิจด้วยแล้ว สิ่งนี้ถือว่าสำคัญมาก ๆ ต่อการทำบัญชีการเงิน นอกจากจะช่วยจัดสรรเรื่องงบ ทุน แล้วคุณยังสามารถทราบถึงผลประกอบการของกิจการของคุณได้อีกด้วย บวกกับบอกได้ถึงการพัฒนาว่าครั้งอดีตกับปัจจุบันต่างกันหรือดีขึ้นอย่างไร ในบทความนี้เราจึงจะมาขยายความให้เข้าใจมากขึ้น

       ความรู้ บัญชีเบื้องต้น สิ่งแรกที่คุณต้องทราบคือความหมาย การบัญชีหรือในภาษาอังกฤษเรียกว่า Book Keeping คือ การบันทึกและสรุปผลโดยการจำแนกข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับสถานการณ์เงิน ซึ่งมีประโยชน์กับหลายคนหรือผู้ที่ทำกิจการนั้น

โดยมีรายละเอียด ดังนี้

1. เข้าใจมากขึ้นกับความหมาย บัญชีเบื้องต้น
2. การทำบัญชีมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร
3. ประโยชน์ของการบัญชีกับธุรกิจ
4. บัญชีเบื้องต้น สำคัญอย่างไรกับผู้บริหาร
5. ใครบ้างที่จำเป็นต้องรู้ข้อมูล บัญชีเบื้องต้น
6. บัญชีเบื้องต้น กับชีวิตประจำวัน

1. เข้าใจมากขึ้นกับความหมาย บัญชีเบื้องต้น

       สำหรับใครที่ยังไม่เข้าใจหรือนึกภาพไม่ออกว่าบัญชีคืออะไร วันนี้เราจะมาบอกความหมายแบ่งเป็นข้อย่อย จะทำให้คุณเข้าใจมากขึ้น ดังนี้

     1.1 บัญชีเบื้องต้น เป็นขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูลพร้อมเก็บหลักฐาน เช่น เก็บใบเสร็จที่มีการซื้อหรือขาย

     1.2 การจดบันทึกลงในสมุดบัญชีรายวัน ซึ่งจะบอกรายการว่าในแต่ละวันใช้จ่ายอะไรไปบ้างพร้อมราคา

     1.3 รายการบัญชีต้องใส่หน่วยเงินด้วย เช่น บาท ดอลลาร์ เป็นต้น ราคาที่ลงรายละเอียดนั้นจะมีค่าคงที่ แม้ค่าเงินนั้นจะมีการเปลี่ยนแปลงก็ตาม

     1.4 แยกประเภท บัญชีเบื้องต้น โดยการจัดหมวดหมู่ เพื่อดูยอดคงเหลือ เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย

     1.5 สรุปข้อมูลทางการเงิน เรียกว่า งบการเงิน  (Financial Statement) ประกอบด้วย 5 ส่วน คือ

       1.5.1 งบแสดงฐานการเงิน (งบดุล)

       1.5.2 งบกำไรขาดทุน

       1.5.3 งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น

       1.5.4 งบกระแสเงินสด

       1.5.5 หมายเหตุประกอบงบการเงิน

2. การทำบัญชีมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร

       ความสำคัญของ บัญชีเบื้องต้น ไม่ว่าจะทำธุรกิจหรือไม่ก็ตามล้วนมีความสำคัญ ซึ่งมีวัตถุประสงค์แยกได้ 2 หัวข้อใหญ่คือ กิจการและชีวิตประจำวัน ดังนี้

     2.1 วัตถุประสงค์ทำบัญชีของกิจการ

       2.1.1 เพื่อให้เจ้าของกิจการทราบถึงสถานะการเงินเพื่อควบคุมการใช้เงิน เพราะเป็นผู้มีอำนาจสูงสุดในการดำเนินกิจการ       

       2.1.2 เพื่อให้เจ้าของได้ทราบถึงว่ากิจการมีว่าผลกำไรหรือขาดทุน อย่างไรบ้าง เพื่อหาแนวทางการแก้ไขและพัฒนา

       2.1.3 เพื่อให้ทราบสถานะทางการเงินว่ามีปัญหาหรือไม่อย่างไร โดยคุณสามารถกลับไปดูข้อมูลเก่าเพื่อเปรียบเทียบ

       2.1.4 เพื่อบันทึกอย่างมีระบบโดยการจำแนกประเภทก่อนและหลัง ตามลำดับ

     2.2 วัตถุประสงค์ทำบัญชีของชีวิตประจำวัน

       2.2.1 เพื่อดูสถานะทางการเงินของตัวเองว่ามีรายรับและรายจ่ายเท่าไหร่

       2.2.2 เพื่อดูรายการค่าใช้จ่ายที่จ่าย ว่ามีความจำเป็นหรือไม่

       2.2.3 เพื่อจัดสรรการเงินให้มีระเบียบมากขึ้น

       2.2.4 เพื่อให้มีเงินเก็บ เพราะการทำบัญชีนั้นจะทำให้คุณใช้เงินเป็นระบบมากขึ้น

3. ประโยชน์ของการบัญชีกับธุรกิจ

       แม้ว่าจะเป็นเพียงการทำ บัญชีเบื้องต้น ก็ตาม แต่สามารถทำให้คุณทราบได้ถึงสถานะว่าตอนนี้ธุรกิจของคุณนั้นอยู่ในระดับใด ประสบความสำเร็จไปมากน้อยแค่ไหน หากรู้แบบนี้คุณจะต้องเริ่มวางแผนเพื่อพัฒนาให้ดีกว่าเดิม เพื่อให้มีกำไรจากการประกอบเพิ่มมากขึ้น พร้อมกับควบคุมค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและไม่จำเป็น ทั้งหมดที่ได้กล่าวไปนั้นล้วนมีประโยชน์ต่อกิจการอย่างมาก คุณจึงต้องให้ความใส่ใจเป็นพิเศษ โดยการจ้างสำนักงานบัญชีหรือมีพนักงานบัญชีมาทำงานโดยเฉพาะ เพื่อให้ทราบผลประกอบการชัดเจนขึ้น ข้อมูลทางการบัญชีเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร ช่วยในการกำหนดนโยบายในการวางแผนและช่วยในการตัดสินใจต่าง ๆ ในการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. บัญชีเบื้องต้น สำคัญอย่างไรกับผู้บริหาร

       การเป็นผู้บริหารไม่ได้มีเพียงหน้าที่ดุแลพนักงานให้อยู่ภายใต้กฎเกณฑ์เท่านั้น แต่ยังต้องศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับ บัญชีเบื้องต้น ด้วยเพราะข้อมูลทางบัญชีที่มีการจดบันทึกไว้ด้วยพนักงานฝ่ายนี้โดยเฉพาะ สามารถทำให้คุณทราบถึงสถานะปัจจุบันว่าดำเนินการไปอย่างไรแล้ว ลองนึกภาพหากคุณไม่เคยเปิดบัญชีดูเลย การเงินของคุณจะต้องมีปัญหาอย่างแน่นอน วันนี้เราจึงจะมาบอกความสำคัญให้คุณได้เข้าใจมากกว่าเดิม ดังนี้

     1. ผู้บริหารจะสามารถทราบได้ถึงความก้าวหน้าธุรกิจตัวเอง ว่าตลอดระยะที่ดำเนินกิจการมามีการพัฒนาไปอย่างไร ด้านไหนบ้าง ซึ่งบัญชีก็เป็นตัวที่สามารถบอกได้เช่นกัน

     2. ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบถึงผลประกอบการและมีการตัดสินใจร่วม เพื่อให้กิจการดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ

     3. ทำให้ผู้บริหารทราบถึงปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นภายในกิจการ บัญชีเบื้องต้น จึงถือเป็นข้อมูลนำแนวทางในการปรับปรุงการดำเนินงานกิจการในอนาคต

     4. ทำให้ผู้บริหารรู้จักการจัดการกับต้นทุนที่เพิ่มมากขึ้นและควบคุม อาจส่งผลต่อการดำเนินกิจการในอนาคต

5. ใครบ้างที่จำเป็นต้องรู้ข้อมูล บัญชีเบื้องต้น

     5.1ผู้ถือหุ้น (Stockholder) คือ คนที่นำเงินมาลงทุนในกิจการนั้น ๆ ร่วมกับบุคคลอื่นไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือสิ่งของก็ตาม ดังนั้นผู้ถือหุ้นจึงมีความจำเป็นต้องทราบถึงสถานะการเงิน

     5.2 เจ้าหนี้ (Creditor) บุคคลที่มีอำนาจให้คุณกู้ยืมเงินมาดำเนินธุรกิจ ฉะนั้นเขาจึงมีสิทธิทราบข้อมูลเกี่ยวกับบัญชี

     5.3 ผู้บริหาร (Management Team) เป็นผู้ที่ได้รับผลตอบแทนฉะนั้นจึงเป็นคนที่จะต้องทราบข้อมูลนี้มากกว่าคนอื่น พร้อมกับต้องหาทางแก้ไข

     5.4 พนักงาน (Employee) แม้พวกเขาจะเป็นเพียงพนักงานแต่ก็สามารถทราบถึงผลประกอบการณ์เช่นกัน เพื่อสามารถคาดการณ์อนาคตว่าจะได้รับการขึ้นเงินเดือนหรือโบนัสหรือไม่

     5.5 ลูกค้า (Customer) จะเป็นการรับข้อมูลในรูปแบบการบริการ เช่น หากสั่งของกับบริษัทนั้น ๆ ไปแล้วยังไม่ได้รับหรือช้ามาก อาจทำให้ลูกค้าเกิดความสงสัยว่าสถานะทางการเงินหรือสต๊อกสินค้ามีปัญหาแน่นอน ส่งผลต่อความเชื่อถืออย่างแน่นอน

6. บัญชีเบื้องต้น กับชีวิตประจำวัน

       หากใครอยากประสบความสำเร็จทางการเงิน จะต้องให้ความสำคัญกับ บัญชีเบื้องต้น เพราะจะเป็นตัวช่วยที่สามารถทำให้คุณจัดแจงรายรับและรายจ่ายของตัวเองหรือครอบครัวได้ หากคุณมองว่าไม่สำคัญ การเงินในอนาคตของคุณจะมีปัญหาอย่างแน่นอน ฉะนั้นเราไปดูวิธีการเริ่มต้นทำบัญชีกัน เพื่อให้เดือนนี้ไม่ช็อตหรือขัดสน

     6.1 ควรจดบันทึกอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะใช้จ่ายหรือมีรายได้เสริมจากช่องทางใดก็ตามควรที่จะจดบันทึกอย่างละเอียด เพราะจะทำให้คุณสามารถบริหารการเงินและวิเคราะห์ความจำเป็นต่อรายจ่ายนั้นๆ ว่าส่งผลอย่างไรต่อสถานการณ์การเงินของคุณ ซึ่งมันส่งผลต่อสถานะทางการเงินของคุณโดยตรงเพื่อให้คุณไม่ใช้เงินเกินงบที่วางไว้ในแต่ละเดือนหรือในแต่ละวัน

     6.2 บัญชีเบื้องต้น จดบันทึกแบบแยกประเภท การแยกประเภทจะทำให้การเงินมีระเบียบและเห็นภาพชัดมากขึ้น สามารถมองเห็นความไม่จำเป็นที่ใช้จ่ายไป เช่น มีการใช้จ่ายสิ่งไม่จำเป็นบ่อยแค่ไหน ซึ่งเมื่อจดแล้วก็ต้องกลับมาย้อนดูว่าสิ่งไหนควรตัดออก เพื่อลดรายจ่ายสิ่งที่จะส่งผลกระทบต่อการเงิน

     6.3 ควรสรุปบัญชีทุกเดือน  เมื่อมีการจดบันทึกก็ต้องมีการสรุปด้วยว่าที่ผ่านมานั้นใช้จ่ายอะไรไปบ้าง หากคุณมีระเบียบในการจดมากเท่าไหร่ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นก็จะลดลง และทำให้คุณสามารถวางแผนการเงินในช่วงเดือนหน้าได้ดีขึ้น ที่สำคัญเมื่อคุณนำมาหักลบกันแล้วจำนวนเงินในแต่ละประเภทนั้นติดลบ หรือพอดีลงตัวหรือไม่ หากมีเงินเก็บด้วยถือเป็นการดี